Як правильно вести ділове листування?

Як правильно вести ділове листування?

Робота з людьми у великих компаніях має на увазі постійну взаємодію з відділами, з головним офісом, з безпосереднім керівництвом, з колегами, з діловими партнерами і клієнтами. Нині це спілкування частенько відбувається за допомогою електронної пошти, і зокрема — ділових листів.

Саме тому важливо уміти такі ділові листи правильно писати.

Існує декілька простих правил. Читаємо, запам'ятовуємо, застосовуємо!

1. Відмовіться від флуда! У діловому листуванні неприпустимо ставити багато знаків окликів і питальні, смайликов і т. д. Повідомлення типу "І ДОВГО НАМ ЩЕ ЧЕКАТИ!!!(((((((((((("не сприйметься серйозно жодним фахівцем, який його прочитає. І не дивуйтеся, якщо на такий лист прийде відповідь: "Хлопчик, поклич старшого". Не забувайте, ви пишете діловий лист, а не ділитеся враженнями про вихідні з подружкою.

2. За орфографічні помилки, на мою думку, треба починати штрафувати. Якщо ви пишете діловий лист, пишіть його грамотно! Розділові знаки мають бути розставлені правильно, слова написані без помилок, інтонація передана вірно. Якщо не умієте грамотно писати, вчитеся! А доки вчіться, не беріться за ділове листування.

3. Багато хто просто забуває про те, що є дуже важливою частиною ділового листа: про вітання! Не важливо, яка тематика вашого листа, завжди пам'ятаєте, що необхідно з повагою привітати потенційного співрозмовника. Відсутність вітання — поганий тон! Таке не варто допускати навіть при роботі на ринку або в рундуку.

4. Неприпустимо забувати про елементарну ввічливість. Неважливо, наскільки сильно і як далеко ви хочете попросити проїхати вашого співрозмовника, зробити це необхідно максимально коректно("Посилати треба грамотно"). А якщо серйозно — ваш лист може прочитати людина, співробітник компанії, який абсолютно не винен в ситуації, яку ви йому описуєте, і грубити йому не просто безрозсудно, ви на це не маєте права.


5. Якщо ви пишете лист, значить, для цього є причина. Текст листа повинен виразно передати співрозмовникові вашу проблему(побажання, вимога) і закінчитися фразою ніби:

"Я сподіваюся на Вашу допомогу в цьому питанні".

"Я розраховую отримати від Вас відповідь в найкоротші терміни".

"Прошу Вас вжити конструктивні заходи по усуненню цієї проблеми".

Писати лист просто для того, щоб виплеснути емоції на співрозмовника, неприпустимо! Починаючи писати лист, завжди задавайтеся питанням: "Навіщо я це роблю"? Лист з текстом "Вася отримав зарплату більше, ніж я! Це обурливо"! буде банально проігноровано співрозмовником. (Як це ні смішно, листи подібного змісту пишуться досить часто.)

6. Завершення листа важливе не менше, чим його початок. Не забувайте побажати вашому співрозмовникові вдалого дня, усього доброго, хорошого настрою або хоч би ввічливо попрощатися. Це — хоч на крапельку — підніме йому настрій і створить про вас сприятливе враження. Врешті-решт запитаєте себе, з ким вам хочеться продовжувати спілкуватися — з істеричками, які ненавидять усіх і уся, або з адекватними партнерами?

7. І останнє. Ваш лист повинен будуватися таким чином: вітання — суть питання, ситуації — ваша вимога, побажання — завершення листа(прощання із співрозмовником). Ніколи не забувайте, що ви самостійно створюєте собі репутацію в компанії, так нехай навіть листи, які ви пишете, допомагають вам в цьому.

Сподіваюся, ці правила допоможуть уникнути помилок при написанні листів. Успіхів вам!



Надрукувати  

Схожі матеріали