Помилки електронного листування

Помилки електронного листування

У наш час люди рідко спілкуються один з одним, посилаючи листи поштою, та і телефонні розмови все частіше заміню спілкування в мессенджерах. Одним з найпоширеніших видів комунікації як і раніше залишаться електронна пошта. Її часто використовують, наприклад, для ділового листування. Проте чи умімо ми правильно спілкуватися по «электронке»?

Результати досліджень


Нещодавно дослідники з бізнес-школи Kingston спробували вивчити вплив електронного листування на рівень стресу її учасників. Для цього вони проаналізували листування 28 співробітників різних фірм.

«Наші дослідження показують, що співробітники офісів частенько використовують стиль спілкування, який прийнято вважати цілком функціональним, - прокоментувала доктор Ема Рассел. - Проте такий стиль може дратувати і настроювати людей один проти одного«.

Команді учених вдалося виділити чинники, найчастіше зухвалі у адресатів негативні емоції.


Відсутність вітання

Коли ми зустрічамося з людиною, то автоматично вітамося. Електронне листування - таке ж спілкування, тільки у віртуальній формі. Тому елементарної ввічливості варто дотримуватися. Напишіть: «Добридень, Тетяна Петрівна»!, «Здрастуйте, Павло Іванович»! чи: «Привіт, Катя»! А потім вже викладайте суть листа. Принаймні, перший за день лист людині повинен містити вітання. А далі - дивлячись по ситуации.+

Якщо ви мате звичку не вітати адресатів, то за вами закріпиться репутація невихованої людини. А це може привести до проблем в спілкуванні.

Занадто швидка відповідь

Якщо на лист відповідають відразу ж, у людини створються враження, що адресат нерву, сидить «на стреме» і чека повідомлень, намагаючись показати, що він контролю ситуацію. А це завжди напружу співрозмовника, особливо якщо справа стосуться роботи.


«Пінг-понг«

Іноді дві людини вступають в швидке і жваве листування, як би «відбиваючи» повідомлення один одного. Це призводить до стресу у обох, оскільки листи вимагають негайної реакції. Крім того, поступово конструктивність спілкування пада і листування втрача сенс.

Повідомлення по роботі, послані в неробочий час

Багатьом не подобаться, коли їм нагадують про роботу в неробочі години або вихідні. Також це, на їх думку, може вказувати на те, що вони відносяться до роботи недостатньо ревно, раз до них виникають питання в неурочний час.

Відсутність відповіді


Якщо ми написали повідомлення, а нам не відповіли, це дуже драту. Звичайно, можна знайти масу виправдань для одержувача: він не перевірив пошту, захворів, йому ніколи писати, і інш. Та все ж ніщо так не приводить нас в поганий настрій, як відсутність уваги. Адже лист може бути дійсно важливим, і відсутність відповіді на нього може привести до сильного стресу.

Автоматична відповідь

Якщо людина ставить на пошту автовідповідач на час свої відсутності, це ще можна зрозуміти. Але якщо його пошта налаштована на автовідповідь постійно, то у тих, хто йому пише, створються враження, що він не знаходить потрібним спілкуватися або ж спілкуться вибірково. Цим він як би говорить: «Я важлива персона, ваші листи отримую, але відповідаю, тільки якщо вважаю це потрібним».

Запит про підтвердження

Деякі настроюють пошту так, що усі листи просять повідомлення у одержувачів. По-перше, це вимага часу (принаймні, для натиснення відповідної кнопки). По-друге, це показу, що ви якоюсь мірою не довіряте адресатові. Тобто, якщо прийшло повідомлення, що людина лист отримала, але він вам все-таки не відповів, ви будете упевнені, що він не захотів з вами спілкуватися.


Одночасне спілкування з декількома людьми

Якщо ви пишете листи одночасно декільком людям або ж в процесі написання листа з кимось розмовляте, то велика вірогідність, що ви не допишете лист, наробите помилок або припустимо ще якусь помилку. Тому не варто відволікатися, коли ви пишете лист.

Відправка листів без перевірки

Зрозуміло, іноді ми дуже квапимося і відправлямо повідомлення, не прочитавши його наостанок. Так от, цього допускати ніяк не можна! Якби ви знали, скільки ділових і особистих стосунків було зіпсовано, скільки розлучень, розлучень і звільнень сталося саме через те, що посилач, ледве дописавши лист, клацнув кнопкою «відправити».

По-перше, немало прикладів, коли автори листів плутають адресатів. Один мій знайомий, скажімо, скаржився в листі приятелеві на деяку жінку і примудрився відправити лист із скаргою тій самій жінці!


По-друге, бува, плутають імена адресатів. Наприклад, замість «Дима» пишуть «Лена». Одна молода людина одночасно писала листи своїй дівчині і діловому партнерові фірми, де працював. У результаті у кінці листа партнерові він написав: «Нудьгую, люблю, цілую. До скорої зустрічі, Зайчик мій»!, а у кінці листа дівчині - «З надію на взамовигідну співпрацю. З повагою, посада, Ф. И. О».

По-трет, в неперевіреному листі можуть опинитися помилки, які ви не помітили. А не усі люди лояльно відносяться до неписьменності. Ще гірше, якщо ці помилки спотворюють сенс фраз.

Так що запам'ятате список «огріхів» і по можливості їх не допускайте. Вдалого вам спілкування!

"


Надрукувати